Wir behandeln Menschen, nicht Formulare!

Beispiel 1: Rückfragen trotz klarer medizinischer Situation nach Amputationen

Ein Patient leidet seit vielen Jahren an einer schweren peripheren arteriellen Verschlusskrankheit und Diabetes. Er hat bereits eine Vorfussamputation an einem und eine Unterschenkelamputation am anderen Bein hinter sich. Trotz dieses eindeutig dokumentierten und dauerhaft unveränderlichen Zustands entstehen immer wieder administrative Rückfragen. So bittet eine Krankenkasse den Hausarzt um eine Begründung, weshalb der Patient massgefertigte Kompressionsstrümpfe benötigt und nicht vorkonfektionierte Modelle. Die Antwort lautet: weil der Patient eine Fuss- und eine Bein­amputation hat. Diese Information ist bereits in mehreren medizinischen Berichten dokumentiert.

Schon länger zuvor hatte ein Nephrologe ein Medikament gegen erhöhte Kaliumwerte verschrieben (Jahreskosten rund 2500 Franken). Die Therapie wurde zunächst bewilligt. Zwei Jahre später verlangt die Versicherung erneut eine Begründung, weshalb der Patient dieses Medikament überhaupt einnimmt. Der Hausarzt beantwortet die Fragen innerhalb von fünf Tagen ausführlich – die erneute Kostenübernahme lässt jedoch fünf Monate auf sich warten. Der Patient gerät dadurch in finanzielle Bedrängnis. Parallel dazu müssen immer wieder Zeugnisse und Berichte erstellt werden: für Physiotherapie, Hilfsmittel, Spitex, Lymphdrainagen, Krankentaggeld oder IV. Trotz dieser umfangreichen Dokumentation entstehen erneut Rückfragen – etwa warum der Patient immobil sei oder weshalb ein Pflegebett notwendig sei.

Für die behandelnde Praxis entsteht dadurch der Eindruck, dass eingereichte Berichte teilweise gar nicht gelesen werden – selbst bei eindeutig dokumentierten, definitiven Zuständen wie einer Amputation.

Beispiel 2: Der Bericht, der für einen Patienten im Rollstuhl immer wieder neu geschrieben wird

Ein Patient mit einer neurologischen Erkrankung wird lebenslang im Rollstuhl leben müssen. Weitere Krankheiten beeinflussen seine Mobilität zusätzlich. Was ihm hilft, ist eine regelmässige Physiotherapie. Wenn der Hausarzt dafür eine Langzeitphysiotherapie verordnet, kann er davon ausgehen, dass die Krankenkasse zusätzliche Informationen verlangt und die Kosten zunächst nicht übernimmt. Für den Patienten bedeutet das: keine Physiotherapie, solange der administrative Prozess läuft.

Der Hausarzt beantwortet die Fragen ausführlich und begründet, weshalb langfristige Physiotherapie sinnvoll ist. Er schreibt zusätzlich, dass sich die Situation nicht spontan verbessern wird – die Krankheit ist chronisch – und ergänzt: „Wollen wir uns im Gesundheitswesen in diesem Fall nicht lieber der Betreuung widmen und Ihnen beispielsweise in zwei bis drei Jahren wieder berichten?“ Die Versicherung bewilligt die Physiotherapie schliesslich, geht aber auf diesen Vorschlag nicht ein. Nach zwölf Monaten wird erneut ein Arztbericht verlangt.

Beispiel 3: Krank seit wenigen Stunden – Arztbesuch nötig

Ein junger, sonst gesunder Patient leidet seit der Nacht an Erbrechen und Durchfall. Sein Arbeitgeber verlangt ein Arztzeugnis ab dem ersten Krankheitstag. Damit stellt sich die Frage: Muss dieser Mann erbrechend und mit Durchfall einen Weg von 45 Minuten auf sich nehmen, nur damit sein Hausarzt ein Zeugnis ausstellen kann? Als Hausarzt stelle ich das Zeugnis aus – sonst drohen dem Patienten Probleme am Arbeitsplatz. Ich tue dies jedoch ohne persönliche Konsultation, denn sonst würde der Patient andere im Wartezimmer anstecken. Unter solchen Rahmenbedingungen lässt sich die Situation kaum anders lösen.

Beispiel 4: Drucken, unterschreiben, scannen, mailen

Ein Formular erreicht die Praxis als nicht bearbeitbares PDF. Die Angaben müssen aus der elektronischen Krankengeschichte abgeschrieben werden. Anschliessend wird das Dokument ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und per E-Mail verschickt.Dieser Ablauf ist in vielen Praxen Alltag. Digitalisierung ohne funktionierende Schnittstellen führt so zu zusätzlicher Arbeit statt zu Entlastung. Fragt man nach, weshalb dies so sein muss, lautet die Antwort oft: Man fühle sich sicherer, wenn ein physischer Stempel und eine handschriftliche Unterschrift vorhanden seien – statt einer digitalen Signatur. „Einfach um sicher zu sein“, dass Arbeitgeber, Behörden oder andere Empfänger das Formular akzeptieren.

Beispiel 5: Teures Originalpräparat auf günstiges Generikum wechseln – und dann wird es nicht bezahlt

Neue Medikamente werden nach Zulassung und Preisverhandlung auf die Spezialitätenliste gesetzt. Wird ein solches Medikament zunächst vom Spezialisten verschrieben und ist später ein günstigeres Generikum verfügbar, kann und sollte der Hausarzt auf dieses Generikum umstellen. Als ein Hausarzt bei einer Patientin das Medikament Tracleer auf das Generikum Bosentan umstellt, meldet sich die Versicherung drei Jahre später. Sie müsse die Leistungspflicht für Bosentan prüfen. In einem zweiseitigen Fragebogen wird unter anderem gefragt: „Welche Studien belegen die Wirksamkeit?“ oder „Weshalb können keine Alternativen angewendet werden?“

Der Hausarzt antwortet noch am selben Tag und erklärt, dass lediglich ein Originalpräparat durch ein Generikum ersetzt wurde. Dadurch sinken die Jahreskosten um fast 400 Franken. Ein Teil dieser Einsparung wird durch solche administrativen Abklärungen direkt wieder zunichtegemacht. Zum Zeitpunkt des Schreibens warten Patientin und Hausarzt seit drei Wochen auf eine Antwort.

Beispiel 6: Pflege gibt ab – Arzt muss Rezepte immer wieder ausfüllen

Menschen leben im Pflegeheim, weil eine Versorgung zu Hause nicht mehr möglich ist. Dazu gehört häufig auch ein unkontrollierter Urinverlust, weshalb die Pflege prüft, welche Inkontinenzmaterialien benötigt werden. Dasselbe gilt für Verbandsmaterial bei Wunden. Immer mehr Pflegeheime berichten jedoch, dass Versicherer die Kosten für diese Materialien nicht übernehmen. Deshalb delegieren sie diese Aufgabe – gegen Gebühr – an externe Firmen. Diese werben mit dem Versprechen: „Weniger Administration, mehr Zeit für die Pflege.“

In der Realität entsteht oft das Gegenteil. Die Pflege informiert die Firmen, und diese senden automatisierte E-Mails an die Arztpraxen mit der Aufforderung, für jedes einzelne Produkt ein Rezept zu unterschreiben. Teilweise muss der Hausarzt sogar angeben, wie gross der Urinverlust ist – obwohl diese Information für die Therapie irrelevant ist und der Pflege bereits vorliegt. Statt weniger entsteht so mehr administrative Arbeit für die Hausarztpraxis.

Beispiel 7: Kostengutsprache für Standardtherapie

Ein Arzt verschreibt ein Medikament, das seit Jahren Standardtherapie ist und auf der Spezialitätenliste steht. Trotzdem verlangt die Krankenkasse eine zusätzliche Begründung. Der Arzt muss erneut erklären, weshalb die Therapie medizinisch sinnvoll ist. Am Ende wird die Behandlung meist bewilligt. Der administrative Aufwand entsteht dennoch – oft für mehrere Beteiligte.

Beispiel 8: Mehrere Versicherungen – mehrere Formulare

Nach einem Unfall können gleichzeitig Unfallversicherung, Krankentaggeldversicherung und Arbeitgeber Informationen verlangen. Jede Institution verwendet eigene Formulare mit ähnlichen Fragen. Die Ärztin muss denselben Sachverhalt mehrfach beschreiben. Inhaltlich unterscheiden sich die Berichte kaum. Aber der administrative Aufwand vervielfacht sich.

Beispiel 9: E-Mails statt medizinischer Gespräche

Immer häufiger erreichen Praxen medizinische Fragen per E-Mail oder über Onlineportale. Oft geht es um komplexe Situationen, die eigentlich ein Gespräch erfordern würden. Die Antworten müssen dokumentiert, formuliert und teilweise mehrfach erklärt werden. Was früher ein kurzes Telefonat war, wird zu längerer schriftlicher Kommunikation – und erhöht den administrativen Aufwand zusätzlich.

Beispiel 10: Medikamente abschreiben statt behandeln

Nach einem Spitalaufenthalt erhält die Hausarztpraxis eine Medikamentenliste auf Papier. Mehrere Medikamente sind handschriftlich abgeändert. Es ist jedoch weder klar, weshalb die Änderungen vorgenommen wurden, noch wer sie veranlasst hat. Beim Abgleich mit der Medikation vor Spitaleintritt fallen weitere Unklarheiten auf: Medikamente fehlen, wurden verändert oder sind wegen eines Lieferengpasses nicht verfügbar. Der Abgleich und die Sicherstellung der richtigen Medikation braucht Zeit. Er ist geprägt von nicht kompatiblen Systemen (z.B. Spital, Praxis, Spitex). Gleichzeitig ist diese Arbeit medizinisch wichtig, weil sie die Medikationssicherheit und damit das Wohl der Patient:innen schützt. Der Widerspruch ist offensichtlich: Im Onlinehandel können wir problemlos sehen, welche Produkte verfügbar sind und welche nicht. In der Arztpraxis hingegen fehlt häufig eine funktionierende digitale Vernetzung.

Der Medikationsabgleich an sich ist sinnvoll und hat einen klaren Nutzen für Patient:innen und andere Gesundheitsfachpersonen. Doch wenn Daten aus mehreren Systemen manuell übertragen, abgetippt und zusätzlich überprüft werden müssen – etwa ob ein Medikament überhaupt lieferbar ist – entsteht ein erheblicher Zeitverlust ohne medizinischen Mehrwert. Gleichzeitig steigt das Risiko für Übertragungsfehler.

Beispiel 11: Grippemeldung löst Papierkrieg aus

Herr X. ist beim RAV im Tessin gemeldet. Er erkrankt im Winter an einer Grippe. Er reicht unaufgefordert ein gestempeltes, unterschriebenes Arztzeugnis ein, das ihm für rund eine Woche Arbeitsunfähigkeit attestiert. Die Arbeitslosenversicherung fordert darauf ein weiteres Papier an: Der Arzt muss bestätigen, dass Herr X. nach dem letzten Krankheitstag wieder 100% arbeitsfähig war. Diese zweite Bestätigung ist unterschrieben, aber nicht gestempelt. Die Arbeitslosenversicherung fordert deshalb vom Arzt ein drittes Papier an, eines das zusätzlich gestempelt sein muss. Fazit: Die Gewissenhaftigkeit von Herrn X. wird mit unnötigem administrativem Aufwand bestraft.

Beispiel 12: Darmkrebsscreening ohne Digital-Anschluss

Im Kanton Graubünden läuft ein Darmkrebsscreening-Programm. Das Programm kann nicht mit der Praxissoftware verknüpft werden, und es ist eine Anmeldung erforderlich, die in der Praxis nicht möglich ist. Also muss ich an meinem privaten PC mit installiertem Zugang zum Darmkrebsscreening-Programm die Patientendaten mit Angaben wie Versicherungsnummer, aber auch Messdaten wie Grösse und Gewicht, manuell erfassen. Sonst kann der Patient nicht angemeldet werden. Der Patient muss anschliessend nochmals in die Praxis gebeten werden, um die dorthin gemailten und ausgedruckten Anmeldedokumente zu unterschreiben. Erst dann können wir den Patienten definitiv anmelden. Diese Arbeit kann auch nicht delegiert werden, da es den persönlichen Zugang braucht.

Beispiel 13: Für jede Taggeldversicherung ein anderes Formular

Ist ein Patient über einen längeren Zeitraum arbeitsunfähig, möchte die Taggeldversicherung einen Bericht. Ist der Patient an zwei Stellen versichert, mit zwei verschiedenen Taggeldversicherungen, füllt man zwei Formulare aus. Je nach Versicherung handelt es sich um ein simples Formular, es kann aber auch ein fünf- bis sechsseitiges Dokument sein, das man auszufüllen hat. Dazu kommt gleich noch die Anmeldung bei der IV, deren Formular nochmals anders daherkommt. Stossend ist, dass die Taggeldversicherungen massiv zu einer IV-Anmeldung drängen, was in gewissen Situationen ein unnötiges Beüben aller Beteiligten darstellt (bei absehbarer Wiederaufnahme der Arbeit durch den Patienten beispielsweise).

Beispiel 14: Gleicher Wirkstoff, verschiedene administrative Hürden

Ein ADHS-Patient nimmt das Medikament Medikinet MR (Wirkstoff Methylphenidat) ein – es besteht keine Limitation, die Kasse zahlt. Der Hausarzt wechselt aus medizinischen Gründen auf Concerta – es handelt sich ebenfalls um den Wirkstoff Methylphenidat, aber mit Limitation. Plötzlich muss die Kasse eine Bewilligung erteilen, obwohl sich an Diagnose und Therapie nichts geändert hat. Rein administrativer Aufwand, kein klinischer Mehrwert.

Beispiel 15: Bürokratische Hürden bei Langzeit-Physiotherapie

Die klinische Situation bei einem Patienten erfordert offensichtlich eine längere Behandlung mit Physiotherapie. Einschätzung des Arztes: «mindestens 2 Jahre.» Sinnvoll wären wöchentliche oder allenfalls zweiwöchentliche Physiotherapie-Termine über zwei Jahre, also zwischen 52 bis 104 Terminen. Pragmatisch wären 50plus bewilligte Termine akzeptabel. Bewilligt werden aber nur 27. Mit den bewilligten 27 gibt es nun mindestens einen weiteren, vermeidbaren, aber bürokratisch obligaten Arztbesuch mit medizinisch unnötigem Zweitantrag für Langzeit-Physiotherapie.

Beispiel 16: Kassenwechsel löst erneuten Nachweis aus

Limitatio bei Kassenwechsel: Ein Patient wechselt die Krankenversicherung. Das Medikament war bereits bewilligt, die Limitatio nachweislich erfüllt. Die neue Kasse verlangt den gesamten Nachweis erneut.

Beispiel 17: Begründungen gegenüber Krankenkassen bei Spitalaufenthalten

Während eines stationären Aufenthalts werden wir regelmässig von Krankenkassen aufgefordert, detaillierte Begründungen für einzelne zusätzliche Hospitalisationstage zu liefern. Dies geschieht teilweise sogar in Situationen, in denen die Krankenkasse selbst bereits eine Verlegung in eine Rehabilitationsklinik bewilligt hat. Es kommt vor, dass erst nach mehreren schriftlichen Rückfragen oder Beanstandungen die effektive Verlegung in die Rehabilitationsklinik erfolgen kann, obwohl der Patient aus medizinischen Gründen vorher gar nicht nach Hause hätte entlassen werden können.

Beispiel 18: Transplantation liegt Jahre zurück – Papierkrieg geht weiter

Selbst bei Personen, deren Transplantation bereits vor 15 oder 20 Jahren erfolgt ist, erhalten behandelnde Ärztinnen und Ärzte Anfragen der Krankenkassen, in denen sie begründen sollen, weshalb diese Patientinnen und Patienten weiterhin immunsuppressive Medikamente einnehmen. Medizinisch ist jedoch selbstverständlich und unbestritten, dass eine solche Therapie lebenslang notwendig ist.

Zum Schluss noch eine Absurdität

Einem Patienten wurden vor 20 Jahren beide Unterschenkel amputiert. Er berichtet, die IV habe telefonisch nachgefragt, ob die seit 20 Jahren finanzierten Prothesen noch nötig seien. Starkes Bild, aber Transparenzhinweis: streng genommen keine ärztliche Administrationsbelastung, sondern Bürokratie-Absurdität gegenüber Patient:innen.

Worum geht es?

Immer mehr Zeit im Gesundheitswesen geht für Administration verloren; nichr für Ihre Behandlung. In eriner schweizweiten Umfrage mit 1856 Gesundheitsfachpersonen berichten viele, dass unnötige Formulare, Rückfragen von Versicherern und das Abschreiben von Medikamentenlisten Zeit kosten, die eigentlich für Patient:innen gedacht ist. 67 Prozent erhalten unnötige Aufgaben auf Papier, 56 Prozent als nicht bearbeitbare PDF's.

Was bedeutet das für Sie?

• weniger Zeit im Gespräch
• Verzögerungen bei Therapien
• Mehr Bürokratie statt Betreuung

Was wollen wir?

Wir wünschen uns eine Kultur des Vertrauens. Medizinische Entscheidungen sollen unseren Patient:innen dienen, nicht Formularen. Der Papiertiger-Kleber macht unnötige Administration sichtbar. Damit wir sie gemeinsam reduzieren können. Für Patient:innen statt Formulare

Kommt Ihnen dies bekannt vor?

• Rückfragen trotz klarer Indikation
• Kostengutsprachen bei erfüllter Limitation
• Medikationslisten manuell übertragen
• AUF ab Tag 1

Die Umfrage zeigt klar:

Unnötige Administration ist kein Randphänomen mehr, sondern ein strukturelles Versorgungsproblem.

Top-Treiber

• Versicherungsrückfragen und Rechtfertigungen
• repetitive Berichte (IV, UVG, KTG)
• Medienbrüche durch Papier und PDFs 

Papiertiger heisst

• unnötige Administration markieren
• Sichtbar machen
• Dialog starten

Nicht klagen – verändern!

WZW heisst nicht maximale Kontrolle

WZW heisst wirksam, zweckmässig und wirtschaftlich – auch für administrative Prozesse. In der Umfrage werden Rückfragen und Kostengutsprachen am häufigsten als unnötigste administrative Arbeit genannt. Viele Ärzt:innen erleben repetitive Standardformulare als misstrauensbasiert – mit geringem medizinischem Mehrwert.

Unsere Einladung

• Rückfragen gezielt einsetzen
• Interoperabilität fördern
• Pflichtleistungsvermutung als Vertrauensbasis ernst nehmen

Weniger Administration bedeutet nicht weniger Qualität. Sondern mehr Zeit für Versorgung.

Unnötige Administration ist ein Versorgungsproblem. 

Sie bindet Ressourcen, schwächt Motivation und verschärft den Fachkräftemangel. 1856 Gesundheitsfachpersonen berichten übereinstimmend: Papier, PDFs und Versicherungsrückfragen dominieren den administrativen Aufwand. Interne Prozesse werden mit 6.2/10 bewertet, externe Zusammenarbeit nur mit 5.5/10. Hier liegt Effizienzpotenzial.

Was es braucht

• verbindliche Interoperabilitätsstandards
• Reduktion redundanter Berichtspflichten
• Stärkung der Pflichtleistungsvermutung
• Klare Zuständigkeiten bei Kurz-AUF

Gesundheitspolitik entscheidet, ob Vertrauen oder Misstrauen das System prägt.

These

Die Bürokratie im Gesundheitswesen ist nicht nur ein Ärgernis – sie beeinflusst die Versorgung. Eine schweizweite Erhebung mit 1856 Gesundheitsfachpersonen zeigt: Unnötige Administration verdrängt klinisches Handeln.

Top-Themen

• Versicherungsrückfragen
• Repetitive IV- und UVG-Berichte
• manuelles Übertragen von Medikamentenlisten
• AUF ab Tag 1 

Papier (67 %) und nicht bearbeitbare PDFs (56 %) sind die häufigsten Kanäle unnötiger Aufgaben.

Der Papiertiger ist eine konstruktive Kampagne. Kein Angriff – sondern ein Dialogangebot.

Arbeitsunfähigkeitszeugnisse ab Tag 1 gehören zu den häufigsten genannten administrativen Belastungen. Viele dieser Zeugnisse haben keine medizinische Relevanz. Sie regeln arbeitsrechtliche Fragen – nicht gesundheitliche.

Was bedeutet dies?

• Arzttermine für Bagatellfälle
• Wartezeiten für andere Patient:innen
• Mehr Kosten ohne Mehrwert

Zu hinterfragen

Braucht es wirklich ein ärztliches Zeugnis ab dem ersten Krankheitstag? Oder sind Vertrauenslösungen möglich?

Weniger Formalismus bedeutet mehr Zeit für echte medizinische Anliegen.